Автоматизация
бизнеса и
бизнес-процессов
под ключ

Автоматизация бизнес-процессов компании обычно начинается с операций, которые повторяются каждый день и проходят через несколько программ. Ниже шесть таких задач и то, что в каждой из них меняется после запуска.

• Заявки с сайта попадают в систему продаж с источником и сразу распределяются между менеджерами по правилам, например по городу или направлению.
• Товары, цены и остатки из 1С или BAS обновляются на сайте сами, без выгрузки файлов.
• Счет, акт и накладная формируются из сделки по шаблону, и менеджер отправляет их клиенту из той же карточки.
• Напоминание об оплате или о готовности заказа уходит клиенту по событию, без участия сотрудника.
• Отчет для руководителя по продажам и работе менеджеров собирается в одном месте и обновляется каждое утро.
• Задачи сотрудникам система ставит сама после этапа сделки и напоминает ответственному о сроке.

Если в компании пока нет системы, где все это можно собрать, для этого есть отдельная услуга: разработка CRM-системы под ваши продажи.

Выбор зависит от того, насколько ваша работа похожа на типовую. Сравнение трех подходов:

Систему не меняют, если достаточно связать уже работающие программы, ведь автоматизация и оптимизация бизнес-процессов часто сводится к обмену данными между ними. Когда нужна единая база для склада, финансов и производства, подходит другая услуга: разработка ERP-системы. Это следующий шаг, когда автоматизация бизнес-процессов предприятия выходит за рамки продаж.

Интеграция - это обмен данными между программами через API, когда одна система сама передает другой заказы, товары или статусы. Настраивают ее в четыре шага.

1. Решают, какие данные и в какую сторону передаются: заказы с сайта в учетную программу, остатки и цены из учета на сайт, статусы обратно покупателю.
2. Назначают главный источник для каждого вида данных, чтобы цену не правили в двух местах и не спорили, какая из них верная.
3. Задают расписание обмена: заказы передаются сразу, остатки по расписанию или при каждом изменении, справочники реже.
4. Включают проверку и журнал ошибок, чтобы сбой обмена был виден ответственному до того, как о нем напишет клиент.

В интернет-магазине это выглядит так: покупатель оформил заказ, заказ появился в учетной программе, остаток на сайте уменьшился, клиент получил письмо со статусом. Подробный разбор инструментов есть в материале о том, как устроена автоматизация процессов в интернет-магазине.

Цена складывается из объема работы и времени специалистов, поэтому ее считают после разбора. Главные факторы:

• Сколько операций и систем нужно связать. Одна связка сайта с учетом проще, чем обмен между несколькими отделами.
• Есть ли у программ API. Без него обмен делают через файлы, и это дольше.
• Сколько данных переносить из таблиц и старых программ и насколько они чистые.
• Нужно ли обучение сотрудников и инструкции под каждую роль.
• Нужна ли поддержка и доработки после запуска, когда меняются товары и правила.

Суммы и сроки по тарифам указаны в таблице цен выше.

AI-автоматизация бизнеса полезна там, где жестких правил недостаточно, потому что данные приходят свободным текстом или голосом. Искусственный интеллект разбирает входящие письма и заявки по темам и передает их нужному сотруднику, отвечает клиентам по базе знаний компании, готовит расшифровки и короткие итоги звонков, пишет черновики писем и документов. Сложные и спорные вопросы он передает человеку. Решения, связанные с деньгами и договорами, подтверждает сотрудник, а права модели в рабочих системах ограничивают заранее.